Jinsi ya Kuingiza Majukumu (Tasks na Subtasks) Kwenye Mfumo wa ESS

Katika mfumo wa ESS (Employee Self-Service), watumishi na wasimamizi wanatakiwa kufuata hatua sahihi ili kuingiza na kusimamia majukumu yao. Mfumo huu unahusisha kuingiza tasks na subtasks, kuzisimamia, na kuhakikisha utekelezaji wa kila jukumu. Hapa chini ni mwongozo wa hatua kwa hatua kwa watumishi wa kawaida na wakuu wa vituo.

Sehemu A: Kwa Mtumishi wa Kawaida

Hatua za Kutuma Kazi kwa Mkuu Wako Wa Kituo:

1. Ingia kwenye Mfumo: Tembelea ess.utumishi.go.tz na uingie kwa kutumia taarifa zako.
2. Nenda kwenye Menyu ya PEPMIS: Chagua sehemu ya Implementation and Monitoring iliyo upande wa kushoto.
3. Chagua “Employees”: Utapata orodha ya subtasks ulizotengeneza.
4. Gusa Nukta Tatu: Kwenye subtask unayotaka kutekeleza, gusa nukta tatu mbele yake.
5. Chagua “Add Progress”: Jaza taarifa kuhusu maendeleo ya kazi yako:
   • Description: Eleza kwa kifupi kile ulichokamilisha, mfano:
     • “Nimeandaa mipango ya masomo kwa kidato cha tatu Kiswahili na Kiingereza.”
   • Implementation Status: Chagua hatua yako: Not Started, In Progress, au Complete.
   • Completion Percentage: Hesabu na ingiza asilimia ya maendeleo. Kumbuka: asilimia zinapaswa kuongezeka kila mara unapowasilisha maendeleo.
6. Hifadhi Maendeleo: Baada ya kujaza, gusa Save.
7. Tuma kwa Mkuu Wako: Gusa nukta tatu tena, kisha chagua View Implementation na baada ya hapo Submit.

Related: Salary Slip Portal Register & Login Or Sign in Ministry of Finance and Planning

Sehemu B: Kwa Mkuu wa Kituo (Supervisor)

Hatua za Kusimamia na Kuidhinisha Kazi:

1. Ingia kwenye Mfumo: Tembelea ess.utumishi.go.tz na uingie kama msimamizi.
2. Chagua PEPMIS: Nenda kwenye Implementation and Monitoring.
3. Fungua Sehemu ya Workstation: Utapata kazi zilizotumwa na watumishi walio chini yako.
4. Kagua Maendeleo ya Kazi:
   • Gusa nukta tatu mbele ya kila kazi na chagua View Implementation.
   • Kama kazi haijakamilika vizuri, chagua Rollback ili kuirudisha kwa mtumishi husika.
   • Kama umejiridhisha, chagua Verify na kisha Approve Progress.
5. Thibitisha na Tuma: Baada ya kuidhinisha kazi zote, gusa nukta tatu tena na chagua Submit.

Vidokezo Muhimu kuhusu Mfumo wa ESS:

1. Ugawaji wa Alama kwa Tasks na Subtasks:
   • Task moja inapaswa kuwa na jumla ya 100%.
   • Subtasks nyingi zinatakiwa kugawana alama hizi kwa usawa ili zikamilishe 100%.
2. Uboreshaji wa Mfumo: Mfumo unahitaji kipengele cha Dropped Out kwa ajili ya jukumu lililoachwa kati ya muhula.

Kwa kufuata mwongozo huu, watumishi na wasimamizi wanaweza kuendesha majukumu yao kwa urahisi kwenye mfumo wa ESS, huku wakihakikisha uwazi na ufanisi katika kazi zao